We hebben allemaal te maken met het feit dat steeds meer conversaties per e-mail verlopen. Ouders, leerlingen, andere leraren en externe instanties, op een school worden er heel wat mails rondgestuurd. Nu kan dit twee dingen betekenen. Of het is iets dat er extra bij komt en kost alleen maar extra tijd. Of je gaat er efficiënt mee om en bespaart je tijd.

We hebben bij L-Curve het idee dat dit laatste lang niet altijd het geval is en middels deze post geven we graag 5 tips over hoe je e-mail op een efficiënte manier te gebruiken.

Tip 1) Werk met mappen of labels, afhankelijk van het e-mail programma dat je gebruikt. Gebruik voor iedere groep afzenders een aparte map. Op deze manier kan je eenvoudig oudere conversaties terugvinden

Tip 2) Houd je Postvak In opgeruimd. Wanneer de e-mail binnenkomt in Postvak In en je hebt hem afgehandeld of beantwoord dan sleep je hem vervolgens naar de map waar hij in thuishoort. Op deze manier houd je een overzichtelijke Postvak In waarmee je direct kan zien wat er nog openstaat en beantwoord moet worden.

Tip 3) Nieuwsbrieven die je ontvangt vormen een aparte groep mail die je niet hoeft te beantwoorden, maar misschien op een later moment wel wilt lezen. Je kan een map aanmaken waar je deze e-mails in plaatst en terug kunt lezen wanneer er meer tijd beschikbaar is. Deze noem je bijvoorbeeld “Interessant”. Wanneer je hem vervolgens op een geschikt moment gelezen hebt verplaats je heb alsnog naar zijn eigen map. Of wanneer na drie maanden blijkt dat je er nooit aan toegekomen bent en verplaatst je hem alsnog.

Tip 4) Wanneer je gebruik maakt van meerdere e-mail accounts kan het handig zijn om deze samen te voegen in een webbased e-mail client zoals gmail. Dit programma is los beschikbaar, maar ook als onderdeel van Google Apps voor Onderwijs. Je kan dan vanuit een omgeving al je e-mail account beheren en kiezen vanuit welke je wilt versturen.

Tip 5) Deze laatste tip bespaart je de meeste tijd. Sommige mensen hebben de gewoonte voor alles wat ze te binnen schiet direct een e-mail te versturen. Niet alles hoeft beantwoord te worden wat er bij je binnenkomt! Het zal je opvallen hoeveel mails na enkele dagen onbeantwoord te zijn gebleven niet meer relevant zijn en dus uit het Postvak In gehaald kunnen worden. Probeer het maar eens een weekje